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最近开始用 Notion 管理自己的生活工作。我也在本站推荐过使用 Notion 来做笔记和任务管理。

不过 Notion 还是有一定使用门槛的。同时带来一个问题,用这些工具管理生活和工作,真的能提升效率吗?

我其实有自己的看法,不过这篇文章转载自少数派@包几君Pro,可供参考。

话不多说,3 2 0,我们开始吧~

 

前言

效率,一朵散发诡异气息的彼岸花。彷佛谁得到它,谁就可以搭上通往成功的快车。

如果你问我喜不喜欢搞效率,我会说我当然非常喜欢。从 Todo 到 Calendar ,从番茄法到 GTD,从 6 块钱到 328……研究时间管理、任务管理,以及各式各样的效率应用几乎成为我闲暇之余一大爱好。

不过接下来的剧情大家都能猜到,原本期待这些效率工具能带给自己实质性的提升,结果往往都是半途而废,最终落成一个反生产力的下场。除了失望与自我矛盾,生活并未改变。 按照经典句式提问:为什么下了那么多软件,搞了那么多方法论,却依旧效率不起来?

效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?

 

在此之前,我试着找过答案,认为问题的根源是出在系统的复杂性。各种清单创建、任务排期、以及为了维护运转整套系统所耗费的大量精力,使得我们对工具的关注严重超过事情本身,而所谓的效率在这个过程中早已渐行渐远。

效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?

 

不过问题真的只是出在工具上吗?

 

工具,效率问题的表象

工具,可能只是效率问题一个极其浅层次的外延表象。

1847年,利比里亚宣布独立,宪法宪政几乎完全照抄美国。作为美国的克隆体,照理说应该很容易成为非洲最强大的国家,可事实上呢?

2013年,Rick Klau 将 Google 新的目标与效率管理模式 「OKR」 推上舞台,同年底引入中国。那七年之后,是不是所有学习过的企业都成了 Google 、Intel ?

如果不是,那也许中间出了点问题。

Intel、 Google 发明的 OKR 工作法,是他们对公司内部管理方式的总结与标准化输出。但这里面隐藏的前置条件还有他们沉淀多年的领导力和文化基础,正因为这个基础,才形成了对应的 OKR 管理方式。而国内很多企业,直接跳过这部分,一开始就从具体着手,学些形式上的皮毛,忽略领导力与文化建设,那么生搬硬套的结果最终只会成效甚微。

同样的,我们在提升效率上,是否也面临类似的问题?

我们大脑里总有一个观念,认为只要是道理都是对的,只要照着说明书给出的具体步骤,那么我也能复制别人的成功。但却往往忽视自己与方法的匹配度,忽视自己面临的真实场景,忽视自己的个性与使用习惯。很简单,即使这辆汽车速度再快,对于航海的人,它是没有意义的。

所以第一个问题,我要问自己,我的生活是否已经繁忙到需要用日程管理?是否已经复杂到需要使用 OmniFocus ?还是说,我是在用工具来套生活,将生活中的小事都不合时宜的丢了进去,只是因为高效人士都是这么做的。

 

贪婪,效率的真正杀手

吾生也有涯,而知也无涯。有限的生命,追求着无限的欲望。

为什么你的待办清单里总有做不完的任务?其实初心都是好的,想要更有效率的利用时间平衡工作和生活,却不知不觉间变得贪心,塞进越来越多计划。

想一想美好的周末你的待办列表是怎样的呢?

早上起来先做半小时瑜伽冥想,然后动手做顿健康美味的早餐。然后是学习提升时间,理财、英语、专业技能都样样来点。下午抽一两个小时完成体能训练,晚上再安排一场电影放松一下,最后躺在床上迎接高质量的八小时睡眠。

看起来有问题吗?完全没有问题。你和朋友说起自己的时间管理,大家都是未名发声大拇指点赞。可实际上,这背后的真实诉求是什么?既希望颜值能打,又希望学业满分;既希望刷掉体脂,又希望厨艺跃迁;既希望扩增收入,又希望生活悠闲。生活填充的满满当当,看似已经将时间管理做到极致,但实际上毫无章法,像极了一场军备竞赛,德智体美劳,样样我都要。

人的贪婪,稀释了效率与时间,最终也稀释了自己的生活体验。

 

重启效率的关键钥匙

人生中真正的重要的事其实只有一件,就是苏格拉底告诉我们的 Know Yourself 。这是效率问题的关键,也可能是所有问题的关键。

暂且停一停手边那串长长的清单,先观察一下自己,认识自己 ,想好自己应该成为谁。这是所有问题的起点。因为只有知道自己的使命,才能知道自己的目标。只有知道自己的目标,才能让我们再面对那些纷繁复杂的任务面前,可以从容优雅的选择出「这,才是我应该要做的事」。没有杂事的干扰,生活自然而然会变得效率起来。

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如果说人有什么智慧,那一定是既认识到自己的伟大,同时又认识到自己的渺小。

人的伟大之处在于,很多事,只要真心实意的去做就一定有所回报;但渺小之处在于,人真的一次只能做好一件事情。做好一件事,并不是说就不去扩展其它的可能,而是能真正认识到,只有当我专注、高质量地做好一两件事后,才可能做好另外的事。盲目斜杠与多线程、可能会使自己连唯一该做的事都无法好好去做。

 

提升工作效率的具体方法

Know Yourself ,说起来简单,却是对自己的终极拷问,不可能一蹴而就拨云见日。所以我暂时无法从生活这个角度来写自己具体做法。

不过工作中,目标相对清晰,自己将结合前面的认识,来谈一谈如何在日常工作中提升效率。其实希望我们能愈发清醒的意识到,效率的问题并不是站在从效率的层面去解决。

  • 确认目标:将自己目标与各方角色对齐,这将成为后续工作中的北极星
  • 定义优先级:围绕目标拆解任务,并明确任务轻重缓急,知道先做什么
  • 梳理场景痛点:对任务整合归类,知道自己面临的工作场景与痛点
  • 借力工具:依据痛点,有针对性的选择工具、寻找方法

效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?

 

确认目标 & 定义优先级

目标与优先级这两个步骤,一是将自己的任务比对上级任务与业务方向,如果发现偏差及时沟通及时调整;其次是根据价值程度划定优先级。目标拆解后的事儿肯定很多,但不是什么简单做什么,而是根据价值决定首先应该做什么。

目前这两个步骤会以「事项列表」落在石墨共享文档,方便各方随时取得我的目标、任务与进度。其实这也替代了 Things 成为简单版的任务管理。那些与目标不相符但也需要解决的事情,我会在桌面额外新建便签进行管理,完成后删除。核心只聚焦有价值的事,即使这类杂事全部打上勾勾,对关键目标的影响也微乎其微。

当然很多时候,我们还是会迫不得已做些无关目标的事。但整体上,目标与优先级可以使我们变得更觉察,不会是只要看到事都想去解决它。

从源头上控制事项产生,这是任何效率工具都无法达成的效果。

 

梳理场景痛点

完成上面的步骤,基本上我已经知道自己需要完成的任务。接下来我会把任务按性质进行归类,目的是使自己明白,我在工作中主要面临哪些场景,以及是否存在问题或痛点 。

比如我的工作是产品经理,平日里的任务按类型划分主要是对接需求、编写文档、协同团队做排期等,所以按性质进行归类,大致分为以下场景

  • 沟通场景:对接需求、项目跟进、产品培训等
  • 输出场景:规划方案、编写文档、制作SOP等
  • 查询场景:搜索新闻、检索信息等

知道自己的工作场景后,再深入思考这个场景是否有反复遇到的问题,比如自己在以下场景分别存在的痛点

  • 沟通场景的痛点:文字语音表达不清楚;一件事反复说
  • 输出场景的痛点:注意力频繁被打断;工作界面不易聚焦
  • 查询场景的痛点:信息搜索太慢;阅读信息很浮躁

到最后,我们会得到一张工作地图,知道自己的工作方式与相关痛点,那么后续在挑选软件的时候上也会变得更有针对性,不再盲目崇拜效率工具。

效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?

 

借力工具

挑选工具前,先想想哪些事情可以因为工具提升效率,哪些事情其实与工具无关。

创意型的工作,比如我要写一篇文章,输出一个运营方案等,这是脑力角逐的过程。好用的工具只是加分项,用不用它,都不会对结果产生任何关键性的影响。这类工作本质拼的是创意与想法。工具选择上,我不会太纠结,用着顺手就行。

日常或重复型的工作,比如一个数据重复录入,一件事情反复沟通,我会最大程度去寻求最优解决方案。但不是永无止境的寻求,达到预期会收手。

效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?

 

以个人为例,结合前面步骤我已经知道自己的场景痛点,那么接下来会针对性的在论坛网站搜索相关信息,获取对应工具:

  • 解决沟通场景的痛点:Paste、Xnip
  • 解决输出场景的痛点:设置、HazeOver
  • 解决查询场景的痛点:Popcilp、剪藏

后续该部分会单独出一篇文章介绍相关工具,这里不再赘述。

所以看到这里,你会发现,工具的选择只是最后一步,最表象层的需求。这一切的起点都是目标。一切都是在为目标服务。

 

写到最后

彼得德鲁克说过:最没有效率的人是「用最高的效率做最没用的事」的人,比起决定做什么,更难也更重要的是选择不去做什么。即使你开着最快的跑车,如果不知道方向,最终也到达不了目的地。

希望收件箱里要做的事越来越少,但每一件却都是你最好的选择,没有之一。

 

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本文最后更新于2020年5月1日,已超过 1 个月没更新!

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原文地址:《效率应用那么多,应该怎么选?Notion 是出路吗?为什么提升效率之路总是失败?》 发布于2020-05-01

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